Palīdziet vietnes attīstībai, daloties ar rakstu ar draugiem!
Papīra kaudzes sagādā sāpes, un mājas lietu sistēmas pārvaldīšana var būt vilcināšanās. Tomēr jums ir jāpieķeras pie dažiem dokumentiem, jo nekad nevar zināt, kad tie būs nepieciešami.
Cik ilgi jums ir jāsaglabā nodokļi, kvītis, bankas izrakstus un citus svarīgus dokumentus? Katrs dokumentu veids ir atšķirīgs, tāpēc pirms smalcinātāja iedarbināšanas glabājiet visus savus dokumentus pietiekami ilgi, pat ja domājat, ka esat ar tiem pabeidzis.
Darbspējīgas mājas kartotēkas uzturēšana
Viena no darbojošās mājas reģistrēšanas sistēmas izveides atslēgām ir sākt samazināt saņemtā papīra daudzumu. Tas patiešām var samazināt papīra daudzumu, kas jums būs jāsadrupina vai jāsadala. Tas nozīmē atbrīvoties no nevēlamā pasta, reģistrēties e-rēķiniem un nepieņemt skrejlapas, kuponus, kurus nekad neizmantosiet, katalogus, kurus nekad nelasīsit, vai citas īslaicīgas ziņas, kuras jums šķiet, ka jums ir jāpieķeras, kad jūs zināt. tiešām nē.
Ja ļausiet šim iepriekšējas šķirošanas posmam izkļūt no rokas, jūs patiešām varat sākt cīnīties ar papīra jucekli. Tas pat var nonākt līdz vietai, kurā jums šķiet, ka jūs, iespējams, to krājat. Šādos gadījumos var būt ļoti noderīgi vērsties pie profesionāļa, kurš var sniegt jums norādes procesu.
Otrais solis ir pārliecināties, vai jums ir izveidota laba pasta pārvaldības sistēma. Jo efektīvāk jūs apstrādājat pastu, kad tas ienāk, jo retāk jums būs jāveic liela iesniegšanas, sasmalcināšanas un pārstrādes sesija.
Izveidojiet elektronisko sistēmu
Atbrīvojoties no papīra kartotēkas, izveidojot elektronisku kartotēku, jūs ietaupīsiet vietu un atbrīvosities no papīra nekārtības. Elektroniskai reģistrācijas sistēmai ir daudz jēgas, jo tā ir vienkāršāka nekā jebkad agrāk.
Lai sāktu, jums ir nepieciešams skeneris un vieta failu glabāšanai: mapju sistēma datorā un dublēšana mākonī, kā arī ārējais cietais disks. Jo vairāk dublējumkopiju jums būs mājās un ārpus tās, jo vairāk būsit gatavs novākt papīru kaudzi, neuztraucoties zaudēt kaut ko svarīgu.
Iestatiet vispārīgas mapes dažāda veida dokumentiem (piemēram, mājsaimniecība, nodokļi, auto, dzimšanas apliecības utt.). Jums nav jābūt pārāk precīzam ar dokumentu glabāšanu, jo elektroniskās kartotēkas ir meklējamas.
Pēc tam skenējiet katru dokumentu un saglabājiet to mapē atbilstoši saturam. Piešķiriet katram unikālu faila nosaukumu, lai to aprakstītu, lai to varētu ātri atrast, izmantojot datora meklēšanas funkciju. Datuma pievienošana faila nosaukuma beigās var arī palīdzēt atšķirt viena un tā paša veida dokumentu no dažādiem laika periodiem. Piemēram, tā vietā, lai izsauktu savu komunālo pakalpojumu rēķinu utilitystatement.pdf, nosauciet to utilitystatement-Feb2019.pdf.
Ir pieejamas arī vairākas lietotnes, kas var palīdzēt ātri ierakstīt un saglabāt dažādus dokumentus. Daudzus no tiem var pārvaldīt, izmantojot viedtālruni vai planšetdatoru, lai jūs varētu atbrīvoties no dokumentiem (īpaši kvītīm), atrodoties ne tuvu mājas datoram.
Saglabāt kopijas
Svarīgākajiem dokumentiem eksperti iesaka saglabāt vairākas kopijas. Tas var nozīmēt, ka vienu eksemplāru glabā mākoņa krātuvē, bet otru - cietajā diskā. Tas var arī nozīmēt, ka vienu eksemplāru glabā elektroniskajā kartotēkā un vienu papīra formātu - ugunsdrošā seifā.
Dokumenti, kas jāuzglabā uz visiem laikiem
Vairāki dokumenti jāuzglabā uz visiem laikiem. Šie ir vissvarīgākie, kas jums nākotnē var būt nepieciešami dažādu iemeslu dēļ. Nodrošinot, ka tie tiek turēti drošā vietā un ka kopija ir droša, ietaupīsit daudz laika, kad tie būs nepieciešami.
- Akadēmiskie ieraksti: diplomi, atšifrējumi un visi portfeļa darbi, kurus nākotnē var izmantot, piesakoties darbam
- Adopcijas dokumenti
- Kristības apliecības
- Dzimšanas apliecības
- Nāves apliecības: var būt nepieciešamas nodokļu vajadzībām
- Autovadītāja apliecības
- Nodarbinātības uzskaite: visas klauzulas, līgumi, disciplinārlietas un darbības pārskati.
- Laulības apliecības
- Medicīniskie dokumenti
- Militārie ieraksti
- Pases
- Pensijas un pensiju uzskaite
- Sociālās apdrošināšanas kartes
- Testamenti
Dokumenti, kas jāuzglabā noteiktā laika periodā
Iedomājieties, ka uz jūsu galda ir sakrautas bankas izrakstus un rēķinus visa mūža vērtībā. Pat pēc desmit gadiem šī kaudze, iespējams, būs nežēlīgi liela. Ir daudz veidu dokumentu, galvenokārt finanšu, kurus jums vajadzētu glabāt noteiktu laiku, taču tie nav jāuzglabā uz visiem laikiem. Jums var būt nepieciešams kādu laiku tos atsaukt katru mēnesi vai nedēļu, tad viņi vienkārši kļūst par vēl vienu papīra gabalu, kas atrodas apkārt, radot nekārtību.
Viltīgā daļa ir zināt, kad jūs varat atbrīvoties no šāda veida ierakstiem. Visam nav labas atbildes, taču ieteiktās vadlīnijas ir balstītas uz to, kas tas ir:
- Kredītkaršu rēķini: pēc samaksas nekavējoties sasmalciniet.
- Bankas izraksti: viens mēnesis
- Rēķini: viens gads par jebkādu nodokli vai garantiju; visi pārējie rēķini jāsadrupina, tiklīdz tie ir samaksāti.
- Algas un algas: viens gads vai līdz brīdim, kad esat saņēmis W-2 izrakstu par šo taksācijas gadu
- Investīciju ieraksti: septiņus gadus pēc konta slēgšanas vai vērtspapīra pārdošanas.
- Nodokļu dokumenti: septiņi gadi, ieskaitot jūsu iesniegto dokumentu un visus pavaddokumentus, piemēram, W-2 un kvītis
- Pārdošanas kvītis: Glabājiet visu garantijas laiku galvenajiem pirkumiem, piemēram, ierīcēm un elektronikai. Attiecībā uz tādām lietām kā pārtikas preces un apģērbs saglabājiet kvīti tikai līdz brīdim, kad zināt, ka tā nebūs vajadzīga, lai atgrieztu preces.
- Nomas: glabājiet, līdz esat pārcēlies un esat saņēmis depozītu no namīpašnieka.
- Mājas uzlabošanas kvītis: glabājiet, līdz mājoklis tiek pārdots.
- Transportlīdzekļa uzskaite: glabājiet, līdz laiva, automašīna vai motocikls tiek pārdots.
Kā atbrīvoties no dokumentiem
Dokumentu sasmalcināšana ir galvenais veids, kā pasargāt sevi no identitātes zādzībām. Parasti ir noteikti dokumenti, kas noteikti jāsadrupina. Tas ietver visu, kam ir konta numuri, dzimšanas datumi, pirmslaulību uzvārdi, paroles un PIN, paraksti un sociālās apdrošināšanas numuri.
Ja dokumenti joprojām ir "aktīvi", jums tie jāuztur, lai tos uzzinātu, ievietojiet tos mājas reģistrācijas sistēmā pēc tēmas. Sasmalciniet tos tikai tad, kad tie vairs netiek izmantoti.
Kādus dokumentus sasmalcināt
Kad esat pabeidzis šos dokumentus un tie vairs nav vajadzīgi, droši sasmalciniet tos:
- Bankomāta kvītis
- bankas izraksts
- Dzimšanas apliecības kopijas
- Anulētas un anulētas pārbaudes
- Kredītkaršu rēķini
- Kredītatskaites
- Vadītāja apliecības (derīguma termiņš)
- Darba dokumenti, kuriem ir jebkāda identifikācijas informācija
- Pasēm un vīzām, kurām beidzies derīguma termiņš
- Investīciju kontu numuri
- Juridiskie dokumenti
- Investīcijas, akciju un īpašuma darījumi
- Preces ar parakstu (noma, līgumi, vēstules utt.)
- Bagāžas etiķetes
- Medicīniskā un zobārstniecības uzskaite
- Dokumenti ar sociālās apdrošināšanas numuru
- Paroles vai PIN numuri
- Maksā celmi
- Iepriekš apstiprinātas kredītkaršu pieteikumi
- Kvītis ar norēķinu kontu numuriem, kredītkaršu numuriem vai jebkuru citu identifikācijas informāciju
- Nodokļu veidlapas
- Stenogrammas ar identifikācijas informāciju
- Ceļojumu maršruti
- Izmantotas aviobiļetes
- Komunālie maksājumi (tālrunis, gāze, elektrība, ūdens, kabeļtelevīzija, internets utt.)
Visu pārējo, piemēram, dokumentus, jūs varat vienkārši pārstrādāt. Pārliecinieties, ka ir izveidota elastīga reģistrācijas sistēma, lai jūs varētu kontrolēt šos dokumentus. Tā ir arī laba ideja pierast regulāri pārbaudīt glabātos dokumentus. Mēģiniet to izdarīt, samaksājot rēķinus, iesniedzot nodokļus vai rūpējoties par līdzīgu atkārtotu uzdevumu, lai jūs neaizmirstu un jūsu dokumenti izkļūtu no rokas.
